Een VvE, wat is het, hoe ga je er mee om, waar moet je op letten bij een VvE, zijn er valkuilen? Allemaal vragen die in ons gesprek met Adri van Doesburg (Bouwraadgever), Ron van Vulpen (Cabvuro) en Klaas Kort (Davelaarbouw) aan bod komen.
Een VvE, oftewel een Vereniging van Eigenaren, bestaat uit allemaal eigenaren in één gebouw, verenigd in een vereniging. Ieder van hen betaalt elke maand servicekosten. Die kosten worden gebruikt voor onderhoud en renovatie van het pand. Er zijn verschillende combinaties mogelijk in het eigenaarschap, zoals een combinatie met een woningcorporatie. Dan is de corporatie voor een deel eigenaar en de woningeigenaren zijn deels eigenaar van het pand.
Wanneer een corporatie of een woningbouwvereniging deels eigenaar is, is de communicatie vaak eenvoudiger. Zo’n corporatie weet waar de prioriteiten voor het pand liggen. Het wordt moeilijker wanneer een VvE bestaat uit allemaal zelfstandige eigenaren. Wanneer er iets besloten moet worden met betrekking tot een verbouw of renovatie van een pand, dan moet dat in een vergadering besproken worden. En waar ligt dan de prioriteit. Die ligt voor iedere eigenaar weer anders.
De servicekosten zijn bedoeld voor de algemene ruimtes en de buitenruimte. Vaak zit er veel in kas, maar weten de eigenaren niet waar de prioriteit moet liggen. Gaan ze voor het schilderwerk buiten of moet de binnenkant een opknapbeurt? Hebben we hier te maken met een monumentaal pand, waar slechts bepaalde kleuren voor beschikbaar zijn? Welke calamiteiten als hout- of betonrot kom je tegen als je gaat beginnen. Allemaal zaken waar de eigenaren niet bij stil staan. Ons advies is dan ook om als VvE een bouwadviesbedrijf in te schakelen.
Goed communiceren en plannen
Het is belangrijk om vanaf het begin goed te communiceren en te plannen. Iedereen binnen de VvE heeft wensen, wanneer start je en wanneer moet het klaar zijn? Dan is het slim een goede planning te maken. Bijvoorbeeld bij het verduurzamen van een pand moet je goed in kaart brengen wat je wel en niet kunt of mag verduurzamen. Daar gaat onderzoek aan vooraf, die je in je planning mee moet nemen. Natuurlijk wil zo’n planning niet zeggen dat die 100% dekkend is, want je kunt onderweg altijd zaken tegenkomen die je niet had kunnen voorzien. Ook dat moet je uiteraard goed gecommuniceerd hebben met de eigenaren.
Daar zit gelijk één van de lastige dingen van werken met een VvE. Je hebt niet met één partij te maken, maar met heel veel partijen. Elk van die eigenaren moet op de hoogte worden gebracht en akkoord zijn met welk besluit er op dat moment genomen moet worden. Dat betekent dat sommige dingen weleens vertraagd raken, in ieder geval nooit versneld…
Communiceer via één contactpersoon
Wij als techneuten hebben te maken met eigenaren, niet met aannemers of technici. Wij communiceren nu rechtstreeks met de eigenaren. Dat vraagt om wat voorzichtigheid en politieke correctheid, die wij als techneuten niet altijd gewend zijn. Normaal zijn we wat directer als we met mensen uit de bouw te maken hebben. Nu moet je beseffen dat je met huiseigenaren te maken hebt. Bij BBAN adviseren we om één contactpersoon af te spreken, die namens de VvE wordt aangesteld. Die doet vervolgens de communicatie. Dat maakt het wat eenvoudiger en dan hoeven wij iets maar één keer uit te leggen. Uiteindelijk moet wel iedereen meebeslissen, maar praten via één kanaal versnelt de boel wel.
Wat ook handig is, is om bij een vergadering over de werkzaamheden niet alleen als expert aan die tafel te gaan zitten, maar om bijvoorbeeld ook een architect mee te nemen. Hierdoor kunnen vragen die wij niet direct weten toch tijdens die vergadering beantwoord worden, door de experts aan tafel. Dat versnelt dit soort processen ook. De tijd die dit kost, moet je ook al incalculeren in de eerste fase, meenemen in je planning.
Dit moet je weten en incalculeren
Een voorbeeld van hoe zo’n besluitvorming kan vertragen: In een project werd besloten triple glas te gebruiken. Gaandeweg echter, bleek triple glas te zwaar en moesten we op zoek naar een alternatief. Dat vonden we in Dubbelglas HR Plus. Om akkoord te krijgen op deze wijziging waren we zes weken verder, omdat iedereen daar wat van vind en uiteindelijk akkoord moet gaan. Dat levert vertraging op. In dit geval ging het om een complex met 32 woningen, dus evenzoveel eigenaren. Maar dit kan ook gebeuren als je met 200 appartementen te maken hebt. Wanneer je met een VvE aan de slag gaat, moet je dit weten en incalculeren.
Bovendien kan niet alles gefinancierd worden uit het servicekostenpotje. Dit soort ingrijpende zaken moet uit een ander potje worden betaald en ook daar loop je bij een VvE tegen dingen aan. Vaak gaat het om ouderen, die moeilijker leningen kunnen krijgen. Dus bij dit soort onverwachtse uitgaven loop je weer vertraging op, om de betaling rond te krijgen. Ook iets waar je rekening mee moet houden.
Managen van verwachtingen
Iets waar bij een VvE ook rekening moet worden gehouden is het feit dat een verbouwing niet bij één woning plaatsvindt. Bij een VvE heb je te maken met meerdere woningen, waarbij dezelfde handelingen moeten plaatsvinden. Dat betekent dus dat mensen heel lang met overlast te maken krijgen. Je moet je voorstellen dat wanneer er bijvoorbeeld flink geboord wordt bij woningen één, dit bij woning 32 goed te horen is. Maar dan moeten er nog 31 woningen voordat nummer 32 aan de beurt is. Al die tijd zit nummer 32 met die geluidsoverlast, of in het puin of stof. Ook dat is iets waar je vooraf de bewoners goed van op de hoogte moet brengen. Werken met een VvE is vooral het managen van de verwachtingen.
